En Europe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre strictement la collecte, le traitement, et la conservation des données de géolocalisation. Les entreprises doivent se conformer à ces normes pour garantir la protection des droits des conducteurs en matière de confidentialité et de sécurité des données.
La CNIL, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, est ensuite en charge de veiller à la bonne application et au respect du RGPD par les entreprises.
Depuis maintenant plusieurs années, la télématique embarquée s’impose dans les entreprises comme un outil incontournable dans la gestion et l’optimisation d’un parc automobile. L’employeur a parfaitement le droit de faire appel à la télématique et de géolocaliser ses véhicules d’entreprise.
D’après la CNIL l’employeur peut installer des dispositifs de géolocalisation dans ses véhicules professionnels pour une ou plusieurs de ces raisons :
Selon la loi, le salarié doit pouvoir désactiver à tout moment le dispositif de géolocalisation du véhicule. Il doit être en mesure de dissimuler sa position lorsqu’il le souhaite, lors de ses pauses ou en dehors de ses heures de travail par exemple.
Chez SuiviDeFlotte, il existe plusieurs moyens pour activer ce « mode vie privée » :
Pour être en conformité avec le RGPD, l’entreprise doit s’assurer que le recueil et la sauvegarde des données soient sécurisés. Cela passe par le fait de saisir et transmettre les seules données pertinentes. Il convient par ailleurs de protéger les données collectées en s’assurant de leur confidentialité. L’accès aux données de géolocalisation doit également être limité et uniquement autorisé au personnel habilité.
La tenue d’un registre des activités de traitement est obligatoire. Ce registre peut aussi être partagé avec les salariés. Ce document recense et analyse la totalité des traitements des données personnelles, à savoir :
La transparence est essentielle pour garantir le respect des droits du conducteur. Bien communiquer permet également de favoriser la confiance et minimise les inquiétudes de vos conducteurs.
Lorsqu’une flotte de véhicule est équipée d’un système de géolocalisation, les salariés doivent obligatoirement en être informés ! L’employeur peut opter pour le canal de communication qui lui convient : mail, affiche, réunion… Il peut également le mentionner sur le contrat de travail des employés.
Il convient par ailleurs de préciser que les salariés ont le droit de s’opposer à l’installation du dispositif de géolocalisation s’ils jugent qu’il ne respecte pas les conditions légales définies par la CNIL.
L’employeur ne doit pas uniquement informer ses collaborateurs que leur véhicule est géolocalisé, il doit aussi leur indiquer quelles données sont collectées, qui y a accès et pour combien de temps. Il convient aussi d’informer les employés de leurs droits vis-à-vis des ces données : droit d’y accéder, de les rectifier, de demander leur effacement, de s’opposer à leur collecte et/ou d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Si l’entreprise est dotée d’Instances Représentatives du Personnel (IRP), l’employeur devra les consulter avant de déployer des solutions de géolocalisation dans sa société. Par ailleurs, depuis la mise en œuvre du RGPD en 2018, les entreprises de plus de 250 salariés doivent avoir un Délégué à la Protection des Données (DPO). Le DPO peut donc également être sollicité, même si ce n’est pas obligatoire.
En conclusion, la géolocalisation des véhicules, bien que bénéfique pour la gestion de flotte, implique de prendre en compte la législation en vigueur et de respecter les droits du conducteur. Pour s’affranchir de ces contraintes, beaucoup d’entreprises font également le choix de ne pas géolocaliser leurs véhicules. Pour autant, elles souhaitent quand même pouvoir gérer leur parc automobile. C’est pour cela que SuiviDeFlotte propose des offres avec ou sans géolocalisation.