Afin de faire accepter la solution de télématique au mieux auprès de vos collaborateurs, il convient de leur rappeler les bénéfices que celle-ci peut apporter pour l’entreprise, mais aussi pour les collaborateurs eux-mêmes.
Toutefois, il faut bien leur rappeler que la télématique n’a pas vocation à s’immiscer dans leur vie privée. Mais que dit la loi exactement ?
Lorsqu’un employeur utilise la géolocalisation, cela doit être pour au moins une des 5 finalités suivantes, définies par la CNIL (délib. CNIL n°2015-165, 04 juin 2015).
Définissez donc clairement la ou les motivations pour lesquelles vous êtes équipé !
Pour être en conformité avec le RGPD ((Règlement Général sur la Protection des Données), vous devez également veiller à ce que le recueil et la sauvegarde des données soient sécurisés. Cela signifie que vous ne pouvez saisir et transmettre que les données pertinentes et qui correspondent à la finalité à atteindre. Vous devez également vous assurez de la bonne confidentialité des ces données.
Enfin, le salarié doit impérativement avoir la possibilité de désactiver à tout moment le dispositif de géolocalisation utilisé. Il doit pouvoir masquer sa position lorsqu’il le souhaite, pour ses périodes de pause ou en dehors de ses heures de travail par exemple. Pour ce faire, chaque fournisseur doit proposer dans sa solution une fonctionnalité pour passer en « mode vie privée », un mode qui permet de bloquer la localisation géographique une fois activé.
Avant de voir par quels moyens vous pouvez communiquer auprès de vos équipes, il faut déjà que vous ayez conscience des avantages de la télématique et que vous réussissiez à identifier lesquels seront les plus impactant dans votre société. Ce seront ces bénéfices qu’il faudra mettre en avant dans vos communications. Les avantages de la télématique embarquée pour l’entreprise sont nombreux :
Au-delà des avantages qu’une solution de gestion de flotte peut apporter à l’entreprise, la télématique apporte également des avantages pour les salariés. Il est important de valoriser les avantages que cela peut leur apporter car il faut donner du sens à l’outil pour maximiser l’utilisation. L’idée est qu’il puisse identifier les bons côtés de cette technologie afin de l’accepter et de l’intégrer dans leur quotidien.
Bien évidemment, nous vous invitons à mettre en avant les leviers que vous comptez utiliser. Si vous certifiez que la télématique va aider à la réalisation des fiches de paie / indemnités convention 3107 etc, il faudra réellement le faire.
Lorsqu’une flotte de véhicules est géolocalisée, il est important d’en informer les salariés. Pour maximiser l’utilisation de votre solution de télématique, il convient de bien communiquer en interne. Vous devez être transparent avec vos collaborateurs pour qu’ils puissent accepter la télématique.
Pour informer le personnel, la communication peut se faire via plusieurs canaux de communication :
Il convient d’adapter les canaux utilisés en fonction de vos collaborateurs. Par exemple, s’ils ne lisent jamais leurs mails, il va de soi que l’e-mail ne sera pas le canal à privilégier. En revanche, si vos salariés sont plutôt attentifs lors de vos réunions d’informations, c’est à ce moment là qu’il faudra partager l’information.
Quand vous communiquez auprès de vos salariés, il faut trouver le bon positionnement, ou plutôt la bonne tournure de phrase pour communiquer efficacement en fonction de votre cible.
Vous devrez notamment identifier parmi vos collaborateurs, lesquels sont les plus à même d’adopter facilement cette technologie. Ces personnes correspondent à ce que l’on appelle des “leads users” : des collaborateurs enthousiastes et proactifs, qui sont souvent ouverts à la nouveauté.
Les Lead Users peuvent jouer un rôle essentiel dans l’adoption de la télématique au sein de votre entreprise. Ces collaborateurs peuvent avoir impact significatif sur la diffusion des bonnes habitudes liées à cette technologie et peuvent vous aider à convaincre les plus réfractaires. Leur influence positive favorisera l’acceptation et l’utilisation efficace de la télématique.
À contrario, vous devrez également identifier les collaborateurs les plus réfractaires afin de savoir vers quelles personnes vous devrez intensifier vos efforts de communication afin de les convaincre.
Ce n’est pas un secret, plus un individu connaît et comprend un outil, plus il est en mesure de l’adopter. Le chercheur F. Davis a notamment défendu cette idée en 1989 avec son modèle d’acceptation des technologies. Ce modèle montre l’impact de l’utilité perçue et de la facilité d’utilisation perçue sur l’intention d’utilisation. Concrètement, plus une personne comprend l’utilité d’un outil et son fonctionnement : plus elle l’utilisera.
Pour qu’il soit bien utilisé, il est donc primordial de former correctement vos salariés à l’utilisation de votre outil de télématique embarquée.
Mettre en place et communiquer au lancement c’est bien, maintenant il faut continuer vos efforts sur la durée et plus spécifiquement sur la première année.
Pour impliquer davantage vos salariés et les motiver à utiliser la solution, pourquoi ne pas organiser des challenges entre conducteurs ? Grâce à votre équipement en télématique, le comportement de conduite de vos collaborateurs peut être mesuré et parfois même donner lieu à une note.
Grâce à ces données, vous pouvez effectuer un classement des conducteurs qui ont le comportement de conduite le plus éco-responsable !
En lançant des compétitions amicales, vous incitez les conducteurs à adopter des pratiques de conduite plus éco-responsables, telles que la réduction de la vitesse, les accélérations douces et les freinages progressifs.
Pour renforcer l’adhésion à la solution de télématique, il est aussi important de communiquer sur les bénéfices obtenus.
Par exemple, vous pourriez publier régulièrement des témoignages de collaborateurs qui témoignent sur l’impact positif de la télématique pour eux. Communiquer les succès et les bénéfices obtenus par l’utilisation de la télématique est essentiel pour motiver les salariés et leur donner envie d’utiliser la solution. Cela permet également d’illustrer concrètement les avantages de cette technologie. Les employés peuvent par exemple raconter comment :
En soulignant les succès individuels et collectifs obtenus grâce à la télématique, vous pouvez renforcer la cohésion d’équipe et encourager une adoption positive de cette solution au sein de toute l’entreprise.
La télématique embarquée est bien plus qu’une simple obligation légale, c’est un véritable atout pour votre entreprise. Grâce à une meilleure gestion de votre flotte, une optimisation des itinéraires, et une réduction des coûts vous pouvez accroître votre productivité et votre rentabilité. Pour réussir l’adoption de la télématique en interne, impliquez vos équipes dès le début, informez-les des avantages, formez-les à son utilisation et mettez en place des incitations pour encourager son utilisation. En suivant ces différents conseils, vous maximiserez les chances de succès de votre projet de télématique embarquée.